下書き注文

電話・SNSで受けた注文も一元管理する方法

オフライン注文の記録漏れ防止を中心に、電話・SNSで受けた注文も一元管理する下書き注文機能の使い方を解説します。

2026/9/24

ネットショップを運営していても、常連のお客様から電話やSNSのメッセージで直接注文が入ることは珍しくありません。こうした注文をどう管理するかは、多くの店舗が悩むポイントです。この記事では、下書き注文機能の具体的な活用方法を解説します。

この記事でわかること

下書き注文機能の基本的な使い方
オフライン注文を記録するメリット
対面販売での活用
通常の注文との違い

下書き注文機能の基本的な使い方

「注文管理 → 新規」から、スタッフが代わりに商品と数量を選んで注文を作成できます。お客様がストアフロントを経由しなくても、通常の注文と同じように注文管理画面に並び、ステータス変更や発送処理、各種書類の発行までを一貫して行えます。電話で「あの商品を2つ、色は青で」と注文を受けたら、その場で管理画面から商品を検索してカートのように追加し、配送先住所や支払い方法を入力するだけで注文が作成されます。金額の調整が必要な場合(常連割引や送料の特別対応など)も、明細行から個別に編集できるため、口頭でのやり取りをそのまま正確に反映できます。作成した下書き注文は、通常のオンライン注文と同じ一覧に並ぶため、担当者が変わっても対応状況を把握しやすいのも利点です。商品を検索する際は商品名やSKU(管理番号)で絞り込めるため、取扱商品数が多い店舗でも、電話口でお客様を待たせる時間を最小限に抑えながら注文を作成できます。配送先住所は、既存のお客様であれば過去の注文履歴から呼び出せる場合もあり、毎回すべてを聞き直す必要がないのも実務上の負担軽減につながります。商品バリエーション(色・サイズ)がある場合も、通常のカート画面と同じ選択肢がそのまま表示されるため、電話口で在庫のある組み合わせをその場で確認しながら注文を確定できます。

オフライン注文を記録するメリット

電話やSNSで受けた注文をノートや別のスプレッドシートで管理していると、売上の全体像が把握しづらくなります。下書き注文機能を使えば、オンライン・オフラインを問わず、すべての注文を一つの場所で管理でき、正確な売上把握やお客様ごとの購入履歴の確認がしやすくなります。特に、複数のスタッフで対応している店舗では、誰かがメモした注文情報が共有されずに埋もれてしまう、という事故を防げる点が大きなメリットです。売上分析の観点でも、オンライン経由とオフライン経由の売上比率が分かるようになるため、「実はSNSからの直接注文が売上の3割を占めていた」といった、これまで見えていなかった実態に気づけることもあります。こうした実態が数字で見えるようになると、SNSでの発信により力を入れるべきか、オンラインストアの導線改善を優先すべきかといった、次の一手の判断材料にもなります。紙の伝票やメモは紛失・記入漏れのリスクも避けられないため、デジタルで一元管理すること自体が、店舗の事業継続性を高める意味も持ちます。月次の売上集計を行う際、下書き注文を含めた全注文を対象にすれば、経理処理や確定申告の準備もスムーズになります。オフライン分だけ別集計していると、こうした事務作業のたびに二重の手間が発生してしまいます。

対面販売での活用

イベント出店やポップアップストアなど、対面で商品を販売する場面でも、下書き注文機能を使ってその場で注文を記録できます。在庫数もリアルタイムで正しく反映されるため、オンラインストアとの在庫のダブルブッキングも防げます。スマートフォンやタブレットから管理画面にアクセスできれば、レジのような感覚でその場で注文を作成し、現金や現地決済で支払いを受けたことをメモに残しておく、という運用も可能です。イベント終了後に売上データを見返せば、どの商品がどれだけ売れたかがオンライン注文と合算して確認できるため、次回の仕入れ数の判断材料にもなります。イベント特有の「現地でしか出会えないお客様」の連絡先を、会員登録や次回クーポンの案内と組み合わせて獲得できれば、単発の対面販売で終わらせず、その後のオンラインでのリピート購入につなげることもできます。イベント当日は通信環境が不安定になることもあるため、事前にオフラインでも動作を確認しておくと、当日のトラブルを避けやすくなります。地方の催事場やマルシェなど、通信環境が不安定になりやすい会場では、事前に会場のWi-Fi状況を確認し、モバイルルーターを予備として用意しておくといった備えも、当日の販売機会を逃さないために重要です。

通常の注文との違い

お客様自身がカートに入れて決済する通常の注文とは異なり、下書き注文はスタッフが代理で入力する点が特徴です。決済手段の確認や金額の調整など、対面・電話ならではの柔軟な対応が必要な場面に向いています。通常のオンライン注文がお客様自身の操作によって発生するのに対し、下書き注文はあくまでスタッフの操作によって作成される点を理解しておくことが重要です。誤って重複作成してしまわないよう、電話やSNSでの注文を受けたら、その場でメモを取りつつ、可能な限りすぐに下書き注文へ反映する習慣をつけると、記録漏れや二重対応を防ぎやすくなります。複数のスタッフが同時に対応する体制の場合は、「電話注文は下書き注文で必ず記録する」というルールをマニュアル化しておくことで、属人的な運用に頼らず、誰が対応しても一貫した記録が残る仕組みを作れます。クレジットカード決済のように即時にオンライン決済が完了する手段とは異なり、下書き注文では「入金確認待ち」のようなステータスを挟む運用も可能なため、銀行振込や後日精算にも柔軟に対応できます。常連のお客様であれば「いつもの注文でお願いします」という依頼にも、過去の注文履歴を参照しながら素早く対応でき、長年の付き合いならではの柔軟な接客をシステム上でも再現できます。下書き注文には内部向けのメモ欄を活用することもでき、「〇〇さんからの電話注文、次回は△△も気になっていると言っていた」といった接客上のちょっとした情報を残しておけば、次回の対応やおすすめ商品の提案にも活かせます。